شرح وظایف دبیرخانه

خلاصه وظایفی که مسئول دبیرخانه با هماهنگی مدیر محترم اموراداری انجام می دهد به شرح زیرمی باشد.

الف - امور دفتری

۱-ثبت خلاصه مشخصات و جریان نامه های وارده و صادره و موضوع و شماره آنها در اتوماسیون اداری

۲-تفکیک و توزیع نامه ها و گزارشات وسایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری کردن آنها

۳-تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به واحد اقدام کننده و پیگیری آنها

ب- امور بایگانی

۱-حفظ و نگهداری نامه ها ، اوراق ، اسناد و مدارک و پرونده های محرمانه مطابق مقررات و اصول بایگانی  و تهیه فهرست مربوط بر اساس روش تعیین شده

۲-پیوست کردن پرونده ها یا سوابق مربوط به نامه ها طبق دستور

۳-تحویل پرونده های مختومه به بایگانی راکد با اجازه مقام مافوق

۴-صورت برداری ، طبقه بندی ، کد گذاری ، و بایگانی پرونده ها طبق دستور العملهای مربوط و احتیاجات  سازمان متبوع